SharePoint 2010 bietet die Möglichkeit, sich automatisch über neue Informationen innerhalb einer Liste oder Bibliothek benachrichtigen zu lassen. Die Person, die neue Informationen bereitstellt, muss also andere Personen nicht mehr aktiv darüber informieren, es liegt in der Verantwortung der einzelnen Personen, sich eine entsprechende Benachrichtigung einzurichten und so immer auf dem neusten Stand zu sein.
Besteht allerdings die Anforderung, dass ein definierter Personenkreis Informationen nicht nur erhalten soll, sondern auch aktiv bestätigen soll, so kann dies mit Hilfe der Liste Rundschreiben gelöst werden. Die Liste bietet die Möglichkeit, Elemente zu erstellen und bei der Erstellung anzugeben, welche Personen, dieses entsprechende Element bestätigen müssen. Direkt am Element ist dabei einsehbar, wer es bestätigt hat und wer noch nicht.
Auf einer Standard Teamwebsite steht die Liste nicht sofort zur Verfügung, vorher ist eine Aktivierung des Websitefeatures Gruppenarbeitslisten (Group Work Lists) notwendig. Mit der Aktivierung bieten sich uns noch weitere Listen und Funktionen, ich möchte in diesem Artikel aber nur auf die Liste Rundschreiben eingehen.
Inhaltstypen
Die Liste stellt folgende zwei Inhaltstypen mit den entsprechenden Spalten bereit:
Rundschreiben
Titel: Hier wird der Titel des Rundschreibens eingetragen.
Textkörper: Hier wird der Inhalt des Rundschreibens erfasst.
Fälligkeitsdatum: Hier wird definiert, bis wann das Rundschreiben bestätigt werden muss.
Bearbeiten zulassen: Hier wird definiert, ob eine nachträgliche Bearbeitung des Rundschreibens möglich sein soll.
Empfänger: Hier wird der Empfängerkreis definiert, der das Rundschreiben bestätigen muss.
Bestätigungen: Hier kann der aktuelle Status der Bestätigungen eingesehen werden.
Kommentare: Hier können Kommentare zum Rundschreiben hinterlegt werden, unabhängig davon um die Bearbeitung zugelassen oder nicht zugelassen ist
Offizielle Benachrichtigung
Titel: Hier wird der Titel des Rundschreibens eingetragen.
Textkörper: Hier wird der Inhalt des Rundschreibens erfasst.
Fälligkeitsdatum: Hier wird definiert, bis wann das Rundschreiben bestätigt werden muss.
Empfänger: Hier wird der Empfängerkreis definiert, der das Rundschreiben bestätigen muss.
Bestätigungen: Hier kann der aktuelle Status der Bestätigungen eingesehen werden.
Da es sich um eine offizielle Benachrichtigung handelt, besteht hier nicht mehr die Möglichkeit der nachträglichen Bearbeitung oder der Hinterlegung von Kommentaren.
Ansichten
Bei der Erstellung der Liste werden folgende vier Ansichten bereitgestellt:
Eigenes nicht bestätigtes Rundschreiben: Zeigt alle Rundschreiben an, in denen man selbst als Empfänger eingetragen bin und deren Empfang man noch nicht bestätigt hat.
Alle Rundschreiben: Zeigt alle Rundschreiben an, ausgenommen die vertraulichen Rundschreiben, bei denen man selbst nicht als Empfänger eingetragen ist.
Eigenes Rundschreiben: Zeigt alle Rundschreiben an, in denen man selbst als Empfänger eingetragen ist inklusive der Rundschreiben deren Empfang man bereits bestätigt hat.
Meine Rundschreiben: Zeigt alle Rundschreiben an, die man selbst erstellt hat.
Berechtigungen
Um Rundschreiben und Offizielle Benachrichtigungen bestätigen zu können muss den Benutzern mindestens die Berechtigungsstufe Mitwirken zugewiesen sein. Um an dieser Stelle zu unterbinden, dass Benutzer Elemente erstellen oder löschen können, ist eine neue benutzerdefinierte Berechtigungsstufe notwendig, über welche nur die Bearbeitung von Elementen ermöglicht wird.
Workflow
Um zu gewährleisten, dass die eingetragenen Empfänger auch definitiv über neue Elemente benachrichtigt werden, empfiehlt sich die zusätzliche Implementierung eines Workflows. Dieser Workflow könnte z.B. eine E-Mail an alle eingetragenen Empfänger versenden, mit einem Link zum entsprechendem Element und der Bitte um Bestätigung.
